MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN
A. Ruang Lingkup Kearsipan
Setiap organisasi, baik organisasi yang berorientasi pada keuntungan
(profite motive) maupun organisasi yang tidak berorientasi pada
keuntungan (non profite motive) dapat dipastikan mempunyai suatu unit
khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap
organisasi pasti pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala
sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan
administrasi merupakan kegiatan yang cakupannya lua. Biasanya segala
kegiatan administrasi diolah suatu unit tersendiri yang disebut Bagian
Administrasi, Tata Usaha, Sekretariat, kantor, dan bagian lainnya.
B. Pengertian Arsip
Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian
berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali
menjadi archeon.Archea artinya dokumen atau catatan mengenai
permasalahan. Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan arsip, berikut
beberapa kutipan pengertian arsip: a. Menurut undang-undang nomor 7 tahun 1971,
arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksaan kegiatan pemerintahan.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perseorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
b. Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern,
Arsip adalah suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
secara cepat ditemukan kembali.
c. Menurut kamus umum Bahasa Indonesia,
arsip adalah simpanan
surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat
dikatakn arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan
berikut :
Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga,
organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa
yang akan datang, dan
Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus
disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan
mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
d. Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran
arsip adalah
kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali. Menurut pengertian tersebut, dokumen yang selanjutnya disebut
arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
Dokumen tersebut harus mempunyai kegunaan,
Dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan
Dokumen tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.
Dari beberapa definisi tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya
menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip
dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi negara. Arsip
dinamis juga berarti informasi terekam, termasuk data dalam sistem
komputer, yang yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam melakukan
aktivitasnya.
Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaran sehari-hari administrasi negara
C. Arti Penting Arsip
Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan
kebutuhan yang sangat mendasar. Salah satu sumber informasi adalah
arsip.
Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan tentang beberapa fungsi arsip, yaitu:
Arsip sebagi sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan
merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi
apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan
kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
Sebagai bahan pengambil keputusan, Pihak manajemen dalam
kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan
digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi
memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila
diperlukan.
Sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang.
D. Jenis-Jenis Arsip
Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan
organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan
keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari orgsnisasi yang
bersangkutan.
Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran dan tulisan
seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian
besar kantor, arsip memang terutama berupa surat atau dokumen berbentuk
lembaran kertas bertulisan. Kita dapat membedakan beberapa jenis arsip ;
1. Arsip Menurut Subyek atau Isinya
Menurut subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu
Arsip Kepegawaian, Contoh ; data riwayat hidup pegawai, surat
lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.
Arsip Keuangan, Contoh ; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.
Arsip Pemasaran, Contoh ; surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.
Arsip pendidikan, Contoh ; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.
2.Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik
Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang
digunakan dalam merekem informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya
arsip dapat dibedakan menjadi;
Surat, contoh; naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian
perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan,
tabel, dan sebagainya.
Pita rekaman
Mikrofilm
Disket
Compact Disc (CD)
Flasdisk
3. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya
Penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaannya. Dalam penggolongan ini ada bermacam-macam arsip, yaitu:
Arsip bernilai informasi, contoh; pengumuman, pemberitahuan, undangan, dan sebagainya.
Arsip bernilai Administrasi, contoh; ketentuan-ketentuan
organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan
sebaginya.
Arsip bernilai hukum, contoh; akte pendirian perusahaan, akte
kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, putusan
peradilan, dan sebagainya.
Arsip bernilai ilmiah, contoh; hasil penelitian
Arsip bernilai keuangan, contoh; kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, dan sebagainya.
Arsip bernilai pendidikan, contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya.
Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
4. Arsip Menurut Kepentingannya
Penggolongan lebih berdasarkan pada sifat kepentingannya atau
urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu;
Arsip tidak berguna (non sensial), contoh; surat undangan, memo, dan sebagainya.
Arsip berguna, contoh; presensi pegawai, surat permoohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainya.
Arsip penting, contoh; surat kepentingan, daftar riwayat hidup
pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.
Arsip vital, contoh; akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijasah, dan sebagainya.
5. Arsip Menurut Fungsinya
Penggolongan ini lebih berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan
organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu;
Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Arsip Statis yaitu arsipyang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengelolaannya
Penggolongan ini berdasarkan pada tempat atau tingkat pengelolaanya, dan sekaligus yang bertanggung jawab.
Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan menjadi;
Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di
pusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Pusat di
Jakarta.
Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.
Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Daerah di Ibukota Propinsi.
7. Arsip Menurut Keasliannya
Penggolongan ini berdasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan;
Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentaka mesin
ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli,
yang merupakan dokumen utama.
Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan setrusnya, yang
dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan
pada pihak lain setelah penerima dokumen asli.
Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama
dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.
8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum
Penggolongan ini berdasarkan pada legalitas yang dilihat dari sisi
hukum. Dari segi hukum arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu
Arsip Otentik, adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan
asli dengan tinta (bukan foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan
dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai
bukti hukum yang sah.
Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat
tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film,
mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.
E. Ruang Lingkup Arsip
Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:
1. penciptaan dan penerimaan warkat
2. Pengumpulan dan penerimaan warkat
3. pengendalian warkat
4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip
5. penyimpanan warkat/arsip
6. Pemusnahan arsip
F. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip menurut para ahli:
1. Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah:
a. Nilai Kegunaan Administrasi
Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap
persoalan yang dihadapi dengan sebaik-baiknya serta membuat keputusan
dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya
catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya
warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti
warkat tersebut dapat mempunyai nilai kegunaan administrasi.
b. Nilai Kegunaan Hukum
Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka
sesuatu warkat dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.
c. Nilai Kegunaan Keuangan
Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan.
d. Nilai Kegunaan Haluan Organisasi
Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
e. Nilai Kegunaan Organisasi
Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaan.
f. Nilai Kegunaan Sejarah
Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau.
g. Nilai Kegunaan Penelitian
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian.
h. Nilai Kegunaan Penerangan
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai
2. Menurut Ensiklopedia Administrasi
Pada pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam kegunaan:
a. Guna informatif, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa
b. Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses
c. Guna historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada
masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa
sejarah
d. Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang
sarjana atau penemuan-penemuan sesuatu eksperimen ilmiah.
3. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia
Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan pada
kegunaan nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
a. Nilai Guna Primer
Nilai guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan
tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:
1. Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan
pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi
pencipta arsip.
2. Nilai guna hukum, yaitu mempunyai nilai guna hukum apabila
berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuasaan hukum atas hak dan
kewajiban warga negara dan pemerintah.
3. Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna keuangan, berisi segala hal ihwal yang menyangkut keuangan.
4. Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan
teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil
penelitian murni atau terapan.
b. Nilai Guna Sekunder.
Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak
ukur apakah berkas, data atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan negara
dan ilmu pengetahuan di kemudian hari. Nilai guna sekunder meliputi:
1. Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan
keterangan yang dapat digunakan untk menjelaskan tentang bagaimana
instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya.
2. Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai guna
informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam
arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan
tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya, seperti
mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.
G. Pengelolaan Arsip Dalam Manajemen Kearsipan
Dengan semakin berkembangnya aktivitas suatu organisasi maka berkembang
pula jumlah berkas yang ada dalam instansi tersebut. Berkas-berkas
tersebut yang kita kenal dengan dokumen/rekord/arsip.
Untuk mengelola dokumen/arsip yang ada pada suatu kantor diperlukan
suatu metode/cara pengelolaan arsip, yang sering dikenal dengan kata
kearsipan (records management), yang selanjutnya dalam bahasa indonesia
dikenal dengan manajemenkearsipan.
Manajemen Kearsipan (Record Management) adalah seni pengendalian dokumen
berupa pengendalian penggunaannya, pemeliharaan, perlindungan serta
penyimpanan arsip. Pengendalian arsip dengan perencanaan pembuatan,
pemeliharaan sesuai dengan kepentingan arsip, pemberian jasa
pemeliharaan bagi yang membutuhkan arsip, selanjutnya pemilihan arsip
yang perlu dimusnahkan ataupun dilestarikan.
Atau dengan kata lain semua pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan
dengan pengurusan arsip disebut Manajemen Kearsipan. Dengan lengkap
dapat dikatakan bahwa Manajemen Kearsipan adalah pekerjaan pengurusan
arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi,
pekerjaan tersebut meliputi siklus “kehidupan” dokumen sejak lahir
sampai mati.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar